Menu Close

Politica de confidențialitate

Vă mulțumim pentru interesul acordat companiei noastre. Protecția datelor are o prioritate deosebită pentru managementul SINCLEA FACILITY MANAGEMENT. Utilizarea paginilor de internet SINCLEA FACILITY MANAGEMENT este posibilă fără indicarea datelor personale; cu toate acestea, dacă o persoana dorește să utilizeze serviciile noastre fie prin intermediul site-ului fie în mod direct, prelucrarea datelor cu caracter personal ar putea deveni necesară. Dacă prelucrarea datelor cu caracter personal este necesară și nu există o bază legală pentru o astfel de prelucrare, în general obținem consimțământul persoanei vizate.
Prelucrarea datelor cu caracter personal trebuie să fie efectuată întotdeauna în conformitate cu Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR) și cu legislația națională privind protecția datelor. Prin intermediul acestei politici privind protecția datelor, întreprinderea noastră dorește să informeze publicul larg cu privire la natura, scopul și obiectul datelor cu caracter personal pe care le colectăm, le folosim și le prelucrăm. Mai mult, persoanele vizate sunt informate, prin intermediul acestei declarații privind protecția datelor și privind drepturile pe care le au.
SINCLEA FACILITY MANAGEMENT, implementează constant măsuri tehnice și organizatorice pentru a se asigura de protecția completă a datelor personale prelucrate prin intermediul internetului și activității comerciale pe care o desfășoară. Cu toate acestea, transmiterea de date prin intermediul internetului, în principiu, poate avea lacune de securitate, astfel încât protecția absolută nu poate fi garantată. Din acest motiv, fiecare persoană vizată are libertatea de a ne transfera date cu caracter personal prin mijloace alternative, de ex. prin telefon.
Această politică de confidențialitate se aplică atât la www.sinclea.ro cât și în desfășurarea relațiilor comerciale cu persoanele vizate.
Ce date personale colectăm?
Când vizitați site-ul nostru, vă abonați la un buletin informativ sau furnizați în alt mod date personale despre dumneavoastră, putem colecta și prelucra următoarele informații:

  • Prenume
  • Nume
  • Adresă
  • Telefon mobil
  • Sex
  • Data nașterii
  • Companie
  • Post ocupat
  • CV
  • Limba vorbită
  • E-mail
  • Adresă IP

În ce scopuri procesam datele dumneavoastră personale?
Utilizăm datele dumneavoastră personale pentru a răspunde solicitărilor dumneavoastră sau pentru a vă oferi suport și a îmbunătăți relația cu dumneavoastră, împărtășindu-vă informații relevante și știri, cum ar fi:

  • Informații și știri legate de servicii, informații despre serviciile furnizate și suport.
  • Informații despre companie și știri, informații sau știri despre schimbări și actualizări în cadrul companiei sau al serviciilor noastre.
  • Evenimente și premii, știri despre participarea noastră la târguri și evenimente locale, precum și despre modalitatea de înregistrare sau participare la aceste evenimente.
  • Oferte de angajare, pentru a vă contacta în legătură cu aplicarea dumneavoastră la un post vacant.
  • Oferte și promoții.

Astfel, datele dumneavostră personale pot fi folosite:

  • În scopuri de marketing direct conform celor enumerate mai sus
  • Pentru gestionarea site-ului nostru
  • Pentru gestionarea evenimentelor
  • Pentru administrarea portalului nostru de clienți
  • Pentru a vă gestiona înscrierea la portalul nostru de clienți
  • Îmbunătățirea serviciilor și a conținutului site-ului nostru
  • Personalizarea serviciilor și a serviciilor de publicitate
  • Pentru promovarea produselor și serviciilor noastre
  • Pentru a respecta legislația și reglementările

Putem folosi datele dumneavostră personale în alte scopuri, care nu sunt încă prevăzute în această “Politică de confidențialitate”.
În acest caz, vă vom contacta înainte de a vă folosi datele personale în noi scopuri, pentru a vă informa despre modificările aduse regulilor noastre privind protecția datelor personale și pentru a vă oferi opțiunea de a accepta sau de a refuza.
Cum colectăm date personale?
Colectăm date personale atunci când completați unul dintre formularele online de pe site-ul nostru sau folosind cookies:

  • Formulare de contact și de solicitare a informațiilor
  • Posturi vacante
  • Formulare de cerere / ofertă
  • Solicitări pe e-mail sau telefonice
  • Alte formulare online generale
  • Cookie-uri

Împărtășim sau vindem datele dumneavoastre personale unor terțe părți?
Nu vă vindem datele personale și nu împărtășim datele dumneavoastră personale în afara companiei SINCLEA FACILITY MANAGEMENT, decât dacă avem acordul dumneavoastră expres pentru un scop explicit, dacă avem de îndeplinit o obligație prevăzută de legea europeană sau de legea națională sau către furnizorii SINCLEA FACILITY MANAGEMENT pentru a ne îndeplini obligațiile față de dumneavoastră și numai cu acei parteneri care împărtășesc angajamentul SINCLEA FACILITY MANAGEMENT de a vă proteja confidențialitatea și datele personale.
Cât timp păstrăm informațiile dumneavoastră?
SINCLEA FACILITY MANAGEMENT prelucrează și stochează datele cu caracter personal pentru durata necesară desfășurării scopurilor specifice și interesului legitim, în măsura în care acest lucru este acordat de legislația europeană sau de alte legi aplicabile activității subscrisei, iar în afara duratei scopului specific sau a interesului legitim prelucrăm și stocăm datele atât timp cât ne permiteți. În cazul în care scopul prelucrării și stocării nu este aplicabil sau dacă expiră o perioadă de depozitare prevăzută de legislația europeană sau de o altă lege în vigoare, datele cu caracter personal sunt în mod obișnuit blocate sau șterse în conformitate cu cerințele legale. În acest sens, SINCLEA FACILITY MANAGEMENT, informează persoanele vizate cu privire la scopul prelucrării, obține consimțământul persoanelor vizate atunci când este cazul, iar, pentru înlăturarea oricărui dubiu, SINCLEA FACILITY MANAGEMENT a adoptat o politică de retenție a documentelor și înregistrărilor, care poate fi pusă la dispoziția oricărei persoane interesate prin intermediul Responsabilului privind Protecția Datelor.
Ce drepturi aveți în legătură cu datele dumneavoastră personale?
• Dreptul de a fi informat
Fiecare persoană vizată are dreptul garantat de către legiuitorul european de a obține de la operator o confirmare cum că datele sale personale sunt sau nu prelucrate.
• Dreptul de acces
Fiecare persoană vizată are dreptul garantat de către legiuitorul european de a obține de la operator informații gratuite cu privire la datele sale personale, stocate în orice moment, împreună cu o copie a acestor informații. În plus, directivele și regulamentele europene acordă accesul persoanelor vizate la următoarele informații: scopul prelucrării; categoriile de date cu caracter personal în cauză; destinatarii sau categoriile de destinatari cărora le-au fost sau vor fi dezvăluite datele cu caracter personal, în special destinatarii din țările terțe sau organizațiile internaționale; dacă este posibil, perioada prevăzută pentru care vor fi stocate datele cu caracter personal sau, dacă nu este posibil, criteriile utilizate pentru stabilirea acestei perioade; existența dreptului de a solicita operatorului rectificarea sau ștergerea datelor cu caracter personal sau de restricționare a prelucrării datelor cu caracter personal referitoare la persoana vizată sau de a se opune unei asemenea prelucrări; existența dreptului de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere; în cazul în care datele cu caracter personal nu sunt colectate de la persoana vizată, orice informații disponibile cu privire la sursa acestora; existența unui proces decizional automat, inclusiv de creare de profiluri (profiling), în sensul articolului 22, alineatele (1) și (4) din Regulamentul General Privind Protectia Datelor, și, cel puțin în aceste cazuri, informații semnificative cu privire la raționamentul logic aplicat, precum și semnificația și consecințele avute în vedere în cazul unei astfel de prelucrări față de persoana vizată. În plus, persoana vizată va avea dreptul de a obține informații cu privire la transferarea datelor cu caracter personal către o țară terță sau către o organizație internațională. În acest caz, persoana vizată are dreptul de a fi informată cu privire la garanțiile corespunzătoare privind transferul.
• Dreptul la rectificare
Fiecare persoană vizată are dreptul garantat de către legiuitorul european de a obține de la operator, fără întârzieri nejustificate, rectificarea datelor sale personale inexacte. Ținând cont de scopurile prelucrării, persoana vizată are dreptul de a completa datele personale incomplete, inclusiv prin furnizarea unei declarații suplimentare.
• Dreptul de ștergere
Fiecare persoană vizată are dreptul garantat de către legiuitorul european de a obține de la operator ștergerea datelor cu caracter personal care îl privesc, fără întârzieri nejustificate, iar operatorul are obligația de a șterge, fără întârziere, datele cu caracter personal în cazul în care unul dintre motivele următoare se aplică, atâta timp cât prelucrarea nu mai este necesară sau legală: Datele cu caracter personal nu mai sunt necesare în legătură cu scopurile pentru care au fost colectate sau prelucrate în alt mod; Persoana vizată retrage consimțământul la care se bazează prelucrarea în conformitate cu articolul 6, alineatul (1), litera (a), din Regulamentul General privind Protecția Datelor sau articolul 9, alineatul (2), litera (a), din Regulamentul General privind Protecția Datelor și în cazul în care nu există altă bază legală pentru prelucrare; Persoana vizată se opune prelucrării în conformitate cu articolul 21, alineatul (1) din Regulamentul General privind Protecția Datelor și nu există motive legale imperative în vederea prelucrării sau persoana vizată se opune prelucrării în conformitate cu articolul 21 alineatul (2) din Regulamentul General privind Protecția Datelor; Datele cu caracter personal au fost procesate ilegal; Datele cu caracter personal trebuie șterse pentru a respecta o obligație legală a dreptului Uniunii sau al statului membru la care este supusă operatorul; Datele cu caracter personal au fost colectate în legătură cu oferta serviciilor societății informaționale menționate la articolul 8 alineatul (1) din GDPR. În cazul în care operatorul a făcut publice datele cu caracter personal și este obligat, în conformitate cu articolul 17, alineatul (1), să șteargă datele cu caracter personal, acesta, ținând cont de tehnologia pe care o are la dispoziție și de costurile de implementare, ia măsuri rezonabile, inclusiv măsuri tehnice, pentru a-i informa pe toți ceilalți operatori care prelucrează datele, că persoana vizată a solicitat ștergerea de către operator a oricăror legături, copii sau replici ale acestor date cu caracter personal, în măsura în care prelucrarea nu mai este necesară. Responsabilul cu protecția datelor al SINCLEA FACILITY MANAGEMENT sau un alt angajat, cu atribuții specifice, va stabili măsurile necesare pentru fiecare caz în parte. Daca doriti sa va exercitati dreptul de a sterge datele personale, va rugam sa completati acest formular si sa confirmati solicitarea accesand link-ul trimis la adresa dvs. de email.
• Dreptul la transferul datelor
Fiecare persoană vizată are dreptul garantat de către legiuitorul european, de a primi datele cu caracter personal care i-au fost furnizate către un operator, într-un format electronic cu o structurat obișnuită/intuitivă. Acesta are dreptul să transmită aceste date altui operator fără a se împiedica de către operatorul căruia i-au fost furnizate datele cu caracter personal, atât timp cât prelucrarea se bazează pe consimțământul prevăzut la articolul 6 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul General privind Protecția Datelor sau a articolului 9 alineatul (2) litera (a) din Regulamentul General privind Protecția Datelor sau a unui contract în temeiul articolului 6 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul General privind Protecția Datelor, iar prelucrarea se face prin mijloace automate, atâta timp cât prelucrarea nu este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini de interes public sau în exercitarea autorității publice conferite operatorului. În plus, în exercitarea dreptului său la portabilitatea datelor, în conformitate cu articolul 20 alineatul (1) din GDPR, persoana vizată are dreptul să transmită date cu caracter personal direct de la un operator la altul, dacă acest lucru este fezabil din punct de vedere tehnic și atunci când această procedură nu afectează negativ drepturile și libertățile celorlalți.
• Dreptul de a obiecta
Fiecare persoană vizată are dreptul garantat de legiuitorul european de a se opune, în orice moment, din motive legate de situația sa particulară, la prelucrarea datelor cu caracter personal care o privesc, în baza literei (e) sau (f) din articolul 6 alineatul (1) al Regulamentului. Acest lucru se aplică, de asemenea, profilării bazate pe aceste dispoziții. SINCLEA FACILITY MANAGEMENT nu va mai prelucra datele cu caracter personal în cazul unei opoziții, cu excepția cazului în care putem demonstra motive întemeiate cu privire la prelucrare, pripritare față de interesele, drepturile și libertățile persoanei vizate în cazul în care sunt necesare pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea unor pretenții legitime. În cazul în care SINCLEA FACILITY MANAGEMENTprelcurează date cu caracter personal în scopuri de marketing direct, persoana vizată are dreptul de a se opune în orice moment prelucrării datelor sale cu caracter personal pentru o astfel de comercializare. Aceasta se aplică profilării în măsura în care este legată de un astfel de marketing direct. Dacă persoana vizată face opoziție SINCLEA FACILITY MANAGEMENT cu privire la prelucrarea în scopuri de marketing direct, SINCLEA FACILITY MANAGEMENT nu va mai prelucra datele personale în aceste scopuri. De asemenea, SINCLEA FACILITY MANAGEMENT, vă oferă în orice moment, opțiunea de a vă schimba dorințele sau de a vă dezabona de la marketingul direct folosind link-urile din e-mailurile pe care le primiți.
• Dreptul de a retrage consimțământul privind protecția datelor
Fiecare persoană vizată are dreptul acordat de către legiuitorul european de a-și retrage consimțământul în privința prelucrării datelor sale personale în orice moment. În orice moment, puteți contacta SINCLEA FACILITY MANAGEMENT cu orice întrebări sau preocupări pe care le aveți cu privire la această politică de confidențialitate. De asemenea, dacă vreți să vă exercitați unul dintre drepturile de mai sus, puteți să contactați Responsabilul nostru privind protecția datelor sau un alt angajat al companiei ori să trimiteți un e-mail la adresa office@sinclea.ro, explicându-vă solicitarea. Fiind o companie responsabilă, nu utilizăm procese decizonale automate.
Temeiul juridic pentru prelucrare
Art. 6, alin (1) lit. a din Regulamentul General privind Protecția Datelor servește drept bază legală pentru operațiunile de prelucrare față de care solicităm consimțământul pentru anumite scopuri de prelucrare.
Dacă prelucrarea datelor cu caracter personal este necesară pentru încheierea și, ulterior, executarea unui contract la care persoana vizată este parte, cum este cazul, de exemplu, atunci când operațiunile de prelucrare sunt necesare pentru furnizarea de bunuri sau pentru furnizarea oricărui alt serviciu, prelucrarea se face în baza Art. 6, alin. (1) lit. b din Regulamentul General privind Protecția Datelor. Același lucru este valabil și pentru operațiunile de prelucrare care sunt necesare pentru realizarea măsurilor precontractuale, de exemplu în cazul anchetelor referitoare la produsele sau serviciile noastre.
În cazul în care compania noastră este supusă unei obligații legale prin care este necesară prelucrarea datelor cu caracter personal, cum ar fi îndeplinirea obligațiilor fiscale, arhiva contabilă și alte arhive, registre și opis-uri cerute de lege și de nomenclatoare specifice, prelucrarea se face pe baza Art. 6, alin. (1) lit. c din Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR).
În cazuri rare, prelucrarea datelor cu caracter personal poate fi necesară pentru a proteja interesele vitale ale persoanei vizate sau ale unei alte persoane fizice. Acesta ar fi cazul, de exemplu, în cazul în care o persoană vizată, indiferent de raportul avut cu aceasta, a fost rănit la sediul companiei noastră și numele, vârsta, datele de asigurare de sănătate sau alte informații vitale ar trebui să fie transmise unui medic, spital sau unei alte părți terțe. Apoi, prelucrarea se va baza pe Art. 6, alin. (1) lit. d din Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR).
În cele din urmă, operațiunile de prelucrare se bazează pe Art. 6 alin. (1) lit.f din Regulamentul General privind Protecția Datelor. Acest temei juridic este utilizat pentru operațiunile de prelucrare care nu sunt acoperite de niciunul dintre motivele juridice menționate mai sus, dacă prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de compania noastră sau de o terță parte, cu excepția cazului în care aceste interese sunt înlăturate de interese sau drepturile și libertățile fundamentale ale persoanei vizate, care necesită protecție sporită a datelor cu caracter personal. Astfel de operațiuni de prelucrare sunt în mod special permise deoarece au fost menționate în mod specific de legiuitorul european. Acesta a considerat că un interes legitim ar putea fi asumat dacă persoana vizată este clientul operatorului (considerentul 47, propoziția 2 din GDPR), caz în care, spre exemplu, prelucrarea de date cu caracter personal are drept scop marketingul direct poate fi considerată ca fiind desfășurată pentru un interes legitim (considerentul 47, ultima propoziție din GDPR).
Furnizarea de date cu caracter personal ca cerință legală sau contractuală; Cerința necesară pentru a încheia un contract; Obligația persoanei vizate de a furniza datele cu caracter personal; eventualele consecințe în cazul refuzului de a oferi aceste date
Clarificăm faptul că furnizarea de date cu caracter personal este cerută parțial de lege (de ex. Reglementări fiscale, contabile, legislația muncii, norme de arhivare) sau poate rezulta și din dispoziții contractuale (de exemplu, informații privind partenerul contractual și/sau reprezentantul acestuia). Uneori poate fi necesar să se încheie un contract conform căruia persoana vizată ne furnizează date cu caracter personal, care trebuie prelucrate ulterior de noi. Persoana vizată este, de exemplu, obligată să ne furnizeze date cu caracter personal atunci când compania noastră semnează un contract cu el sau ea. Refuzul de a oferi datele cu caracter personal ar avea drept consecință faptul că nu ar putea fi încheiat contractul cu persoana vizată sau cu compania pe care aceasta o reprezintă. Înainte de furnizarea datelor cu caracter personal de către persoana vizată, persoana vizată trebuie să contacteze Responsabilul nostru privind protecția datelor. Responsabilul nostru privind protecția datelor clarifică pentru persoana vizată dacă furnizarea datelor cu caracter personal este prevăzută de lege sau contract sau este necesară pentru încheierea contractului, dacă există o obligație de furnizare a datelor cu caracter personal și consecințele refuzării acordării datelor personale.
Interesele legitime urmărite de operator sau de o terță parte
În cazul în care prelucrarea datelor cu caracter personal se bazează pe Art. 6 alineatul (1) lit. f. din Regulamentul General privind Protecția Datelor, interesul nostru legitim este să ne desfășurăm afacerea în favoarea bunăstării tuturor angajaților și acționarilor noștri, atâta timp cat dezvoltam produse care sunt în sfera dvs. de interes. De asemenea, în cazul în care există sau a existat un raport comercial sau informativ, respectiv fie ați solicitat o ofertă, fie ați beneficiat de bunurile și serviciile oferite de societatea noastră, fie v-ați abonat la buletinul nostru informativ sau ați participat alături de SINCLEA FACILITY MANAGEMENT la evenimente de profil, ca participant, organizator sau sponsor, informațiile și datele cu caracter personal pot fi utilizate pentru transmiterea către dumneavoastră a oricăror comunicări din partea SINCLEA FACILITY MANAGEMENT în scop de reclamă, marketing și publicitate, inclusiv comunicări comerciale, cum ar fi buletine informative (newsletter), rapoarte, știri, oferte, prin orice mijloace, inclusiv prin poșta electronică, telefonie, sms, mms, curier.
Cookies și date analitice
Orice informații pe care le colectăm automat sunt legate de utilizarea de către dumneavoastră a website-ului. Această informație este anonimă și este colectată prin fișierele de tip jurnal din serverele noastre. Aceste fișiere înregistrează informații generice, cum ar fi numărul de vizite pe care site-ul nostru le primește, tipurile de browsere utilizate și numărul și tipurile de fișiere descărcate, dar niciodată informațiile personale. Această informație oferită de fișierele de tip jurnal ne permite să creăm un conținut mai bun vizând preferințele dumneavoastră. Unele dintre paginile noastre folosesc o caracteristică a browserului numită “cookie”. Modulele cookie, în sine, nu pot extrage informații personale de la dumneavoastră. Un astfel de modul cookie identifică automat computerul dumneavoastră pe serverele noastre atunci când vizitați site-ul nostru, dar nu și pe dumneavoastră. Dacă nu ne spuneți în mod special, SINCLEA FACILITY MANAGEMENT nu va știi niciodată cine sunteți, chiar dacă am putea aloca computerului dumneavoastră un cookie. De asemenea, website-ul poate citi numai cookie-urile create de site. Website-ul utilizează cookie-uri de analiză de la o terță parte. Modulele cookie, printre altele, ne permit să personalizăm site-ul pentru dumneavoastră și să vă oferim informații care să corespundă nevoilor și dorințelor dumneavoastră. De exemplu, odată ce alegeți o limbă și un tip de vizitator, pe computerul dumneavoastră este scris un cookie, astfel încât să nu mai fie nevoie să faceți din nou această alegere în viitor. Când descărcați documente sau fișiere de pe portalul nostru de clienți, pe computerul dumneavoastră este scris un cookie, astfel încât să puteți fi informat despre versiunile actualizate ale acestor fișiere. Mai multe informații despre utilizarea cookie-urilor www.sinclea.ro, găsiți pe pagina de internet a companiei anterior menționante. Contactați-ne pentru orice întrebări.
Politica de reținere a documentelor și înregistrărilor
1.Tipul de înregistrare:  Datele cu caracter personal ale clientului și ale persoanelor care s-au înregistrat în portalul de clienți;
Perioada de păstrare: 5 ani de zile după încheierea contractului, abonării, înregistrării sau înscrierii.
Scopul: 

  • În cazul încheierii unui nou contract și/sau având interesul legitim, atâta timp cât oferim servicii în aceeași sferă de interes;
  • În scopuri de marketing direct;
  • pentru administrarea portalului nostru de clienți;
  • Pentru promovarea produselor și serviciilor noastre;
  • pentru a respecta legislația și reglementările;

2. Tipul de înregistrare: Datele personale ale persoanelor care:

  • au transmis solicitări pe e-mail sau telefonice; 
  • au completate formulare de cerere / ofertă; 
  • au completat formulare de solicitare a informațiilor; 
  • au completat alte formulare online generale; 

Perioada de păstrare: 1 an de zile, în cazul în care solicitarea persoanelor vizate nu s-a concretizat prin încheierea unui contract, oferirea unui bun sau serviciu și/sau exprimarea acordului acestora pentru un scop specific.
Scopul: 

  • Având interesul legitim, atâta timp cât dezvoltăm oferim servicii în aceeași sferă de interes;
  • În scopuri de marketing direct conform celor enumerate mai sus;
  • Pentru a gestiona înscrierea la portalul nostru de clienți;
  • Pentru promovarea produselor și serviciilor noastre;
  • Pentru a respecta legislația și reglementările.

3. Tipul de înregistrare: Contracte și corespondența înrudită (inclusiv orice propunere care a avut ca rezultat contractul și orice altă documentație de susținere)
Perioada de păstrare: 5 ani după expirare sau reziliere
Scopul: 

  • În cazul unui nou contract și/sau în cazul interesului legitim, atât timp cât dezvoltăm produse în aceeași sferă de interes și/sau în cazul existenței unor obligații legale de arhivare, pentru a respecta legislația și reglementările

4. Tipul de înregistrare: Informații candidații (CV, referințe etc.)
Perioada de păstrare: 6 luni de la închiderea procesului de înscriere, în cazul exprimării acordului expres al candidatului sau 3 zile de la închiderea procesului de înscriere, în lipsa vreunui acord al candidatului
Corespondența și memorandumurile interne
Principiu general: Majoritatea corespondenței și a memorandumurilor interne este păstrată pentru aceeași perioadă ca și documentul la care fac referire. De exemplu, o scrisoare referitoare la un anumit contract este păstrată atâta timp cât este ținut și contractul (5 ani de la expirare). Se recomandă ca înregistrările care se referă la un anumit proiect să fie păstrate împreună cu proiectul și să preia timpul de retenție al acelui fișier de proiect.
Corespondența sau memorandumurile care nu se referă la documente care au o perioadă de reținere prestabilită vor fi șterse/distruse mai devreme.
Acestea sunt împărțite în două categorii generale:
a. Cele care se referă la chestiuni de rutină și care nu au consecințe semnificative și de durată ar trebui eliminate în termen de un an de zile. Câteva exemple includ:

  • Comunicările și notele care nu necesită recunoaștere sau urmărire, cum ar fi note de apreciere, felicitări, scrisori și planuri de întâlniri.
  • Formulare care nu necesită răspuns sau acțiuni ulterioare.
  • Corespondență generală și răspunsuri care completează ciclul de corespondență.
  • Comunicări sau reclamații care solicită acțiuni specifice și care rămân fără vreo valoare, după ce modificările sau acțiunile solicitate au fost întreprinse (cum ar fi schimbarea numelui sau a adresei).
  • Alte comunicări sau note cu subiect inconsecvent sau al căror circuit de comunicare a fost cu certitudine finalizat și nu mai este necesară nicio referință viitoare cu privire la acestea.
  • Fișiere de corespondență cronologică.

Sunt citite și distruse copiile de pe corespondența între birouri și de pe documentele care se află în original sau în copie în fișierul departamentului de origine, cu excepția cazului în care aceste informații fac referire sau direcționare la alte documente și trebuie păstrate pentru urmărirea proiectului.
b. În general, cele care se referă la probleme neobișnuite sau care au consecințe semnificative de durată sunt păstrate permanent.
Documentele electronice
1. E-mail-urile: Nu toate e-mail-urile trebuie sunt păstrate ci sunt selectate în funcție de subiect.

  • Personalul SINCLEA FACILITY MANAGEMENT se străduiește să păstreze strictul necesar din e-mail-urile legate de probleme de afaceri.
  • Personalul nu stochează sau transferă e-mail-urile legate de SINCLEA FACILITY MANAGEMENT S.R.L. sau de persoane vizate pe computerele care nu au legătură cu munca, cu excepția cazurilor în care acest lucru este necesar sau potrivit pentru scopurile SINCLEA FACILITY MANAGEMENT S.R.L.
  • Personalul are grijă să nu trimită datele personale ale persoanelor vizate sau informații confidențiale – proprietatea SINCLEA FACILITY MANAGEMENT S.R.L. către surse externe.
  • Orice e-mail considerat vital pentru îndeplinirea funcției lor este copiat pe unitatea de stocare a companiei (server, cloud).

2. Documente electronice: inclusiv Microsoft Office Suite și fișiere PDF. Păstrarea acestora depinde de subiectul pe care îl vizează.

  • Documente PDF – durata de timp în care trebuie păstrat un fișier PDF trebuie să se bazeze pe conținutul fișierului și pe categoria din care face parte conform diferitelor secțiuni ale acestei politici. Perioada maximă de păstrare a unui fișier PDF trebuie să se bazeze pe conținutul înregistrării și pe categoria din care face parte conform diferitelor secțiuni ale acestei politici. Fișierele PDF pe care angajatul le consideră vitale pentru performanța locului de muncă sunt copiate pe unitatea de stocare a companiei (server, cloud).
  • Fișiere text / editabile – Personalul SINCLEA FACILITY MANAGEMENT S.R.L. efecuează revizuiri anuale ale tuturor fișierelor text / editabile (de ex. Documente Microsoft Word) și le șterge pe toate pe care le consideră inutile sau depășite. După cinci ani, toate fișierele text sunt șterse din rețea și din biroul / laptopul personalului. Textul / fișierele editabile pe care personalul le consideră vitale pentru performanța locului de muncă sunt copiate pe unitatea de stocare a companiei (server, cloud)..

3. Datele din sistemele integrate și/sau implementate de companie în vederea gestiunii comenzilor, vânzărilor, facturilor, contabilității etc. – durata de timp în care acestea sunt păstrate se bazeze pe conținutul înregistrării, pe categoria din care face parte conform diferitelor secțiuni ale acestei politici și pe structura logică a sistemului.
SINCLEA FACILITY MANAGEMENT S.R.L. nu șterge în mod automat fișierele electronice, altele decât datele specificate în această politică. Întregul personal al SINCLEA FACILITY MANAGEMENT S.R.L. este responsabil de respectarea liniilor directoare specificate în această politică.
Registre finaciar-fiscal-contabile
Principiul general: SINCLEA FACILITY MANAGEMENT S.R.L. păstrează contabilitatea și înregistrările financiar-fiscale atât cât sunt necesare pentru a stabili valoarea veniturilor, a deducerilor, a creditelor, a taxelor și impozitelor, a oricăror raportări periodice sau alte aspecte care trebuie să fie prezentate în astfel de declarații, precum și în vederea efectuării dovezilor necesare în caz de verificare, control sau audit.
Aceste documente și înregistrări se păstrează atâta timp cât conținutul acestora este necesar în materie de administrare financiar-fiscală, raportări, impozite și arhivare, conform normelor legale în vigoare.
O scurtă descriere a rolurilor și responsabilități de organizare interioară a SINCLEA FACILITY MANAGEMENT S.R.L. pentru protecția datelor dumneavoastră cu caracter personal
SINCLEA FACILITY MANAGEMENT S.R.L. oferă sprijin, asistență, consiliere și instruire tuturor departamentelor relevante, oficiilor și personalului aferent, pentru a se asigura că acestea sunt în măsură să respecte legislația.
În mod specific, următoarele roluri și responsabilități sunt avute în vedere:
Conducerea Companiei este responsabilă de revizuirea și aprobarea politicilor de confidențialitate și se asigură de faptul că există politici și proceduri adecvate în cadrul fiecărui departament, precum și de faptul că orice încălcare a securității datelor este tratată corespunzător. Fiecare membru al conducerii este responsabil pentru asigurarea conformării cu Regulamentul General privind Protecția Datelor în domeniul său de responsabilitate;
Responsabilul privind Protecția Datelor prelucrează și răspunde cererilor formale de acces la date; inițiază revizuiri periodice ale politicilor și procedurilor de protecție a datelor și se asigură că documentația este actualizată, după caz; organizează sesiuni de formare și instruire specifice pentru personal; oferă consiliere și îndrumare personalului în probleme de protecție a datelor; menține un registru central al categoriilor de date cu caracter personal deținute de SINCLEA FACILITY MANAGEMENT; colaborează cu Autoritatea pentru protecția datelor atunci când este necesar / recomandat, inclusiv în cazul unei încălcări a securității datelor.
Angajații SINCLEA FACILITY MANAGEMENT au anumite responsabilități cheie în ceea ce privește informațiile pe care le păstrează în computer sau în fișe manual structurate cu privire la persoane, acestea fiind rezumate în termenii a opt “Reguli” pe care angajații le urmează. Astfel, angajații SINCLEA FACILITY MANAGEMENT:

  • Obțin și prelucrează datele personale în mod corect;
  • Păstrează datele cu caracter personal doar pentru una sau mai multe scopuri specifice, explicite și legale;
  • Prelucrează datele personale numai în moduri compatibile cu scopurile pentru care au fost colectate inițial;
  • Țin datele personale la loc sigur, în siguranță;
  • Țin datele personale corecte și actualizate;
  • Se asigură că datele personale sunt adecvate, relevante și nu excesive;
  • Nu păstrează datele cu caracter personal mai mult decât este necesar pentru scopul sau scopurile specifice;
  • Oferă o copie a datelor personale oricărui titular al acestora, la cerere.

SINCLEA FACILITY MANAGEMENT știe că intimitatea ta este foarte importantă pentru tine. Așteptăm întrebări și comentarii cu privire la această politică de confidențialitate, deci nu ezitați să ne contactați la office@sinclea.ro sau să contactați direct Responsabilul nostru privind protecția datelor la adresa magda.smiricinschi@sinclea.ro sau telefon 0730711837.
Dacă sunteți nemulțumit de răspunsul nostru, sunteți liber să depuneți o plângere la autoritatea competentă pentru protecția datelor (www.dataprotection.ro). Deoarece tehnologiile de pe Internet se schimbă atât de repede, SINCLEA FACILITY MANAGEMENT își rezervă dreptul de a-și modifica politica de confidențialitate din când în când. Prin utilizarea site-ului și serviciilor companiei, sunteți de acord cu termenii și condițiile acestei politici de confidențialitate.
Vom stabili măsuri tehnice și procedurale, pentru a proteja și pentru a asigura confidențialitatea, integritatea și accesibilitatea datelor dvs. cu caracter personal prelucrate; vom preveni utilizarea sau accesul neautorizat si vom preveni încălcarea securității datelor cu caracter personal, în conformitate cu legislatia in vigoare.

SINCLEA FACILITY MANAGEMENT